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1、正式文件抄送格式如下圖所示：排版規格：題目要求二號宋體字；正文要求三號仿宋體；一般每頁排22行，每行排28個字。

2、成文日期：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”。

3、頁碼：用4號半角白體阿拉伯數碼標識，至于版心下邊緣，數碼左右各主一條線，如―1―。

4、主題詞：“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號宋體字；詞目之間空1字。

5、抄送機關：公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右空1字，用3號仿宋體字標“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊。

6、擴展資料抄送的適用范圍主要有以下幾個方面：在上行文中，有三種情況：一是受雙重或多重領導的機關向上級機關請示，在主送一個機關的情況下，將其他上級機關列為抄送機關；二是因特殊情況越級請示時，應當抄送被越過的上級機關；三是向有關上級機關或領導人報告情況時，可以抄送其他需要了解情況的領導或不相隸屬的機關。

7、2、在平行文中，依照管理職權范圍函復平級機關審批事項，涉及重要的政策性規定或執行面較廣的，應抄送上級機關，必要時也應抄送相關的平級單位及本系統的所屬機構。

8、3、在下行文中，有三種情況：一是向下級制發生要行文，應當抄送上級機關、與文件內容有關聯的平級機關；二是向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送該機關的另一上級機關；三是轉發上級文件時，一般應抄送被轉發的上級機關。

9、4．在聯合發文時，如需抄送，應按照上述原則分別抄送各聯合發文機關對應的上級、平級和下級機關。

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